Psykolog: Sådan spotter du stress hos dine IT-medarbejdere

IT-medarbejdere har det generelt godt, og har ikke højere stressniveau end andre professioner. Samtidig er der stressfaktorer i deres arbejde, som kan føre til sygemeldinger – og det er derfor vigtigt, at du er ekstra opmærksom på faktorerne: <hl>1) krav om tilgængelighed og 2) tidspres.<hl>

‍

Krav om tilgængelighed

Krav om tilgængelighed er en af de største stressfaktorer for IT-medarbejdere. En undersøgelse af Arbejdstilsynet fra 2021 viser, at <hl>næsten halvdelen af IT-medarbejderne ofte eller altid står til rådighed udenfor normal arbejdstid<hl>. Dette kan føre til en konstant følelse af at skulle være tilgængelig og et stort pres om at opretholde en høj arbejdsevne, hvilket kan medvirke til udvikling af alvorlig stress.

‍

Tidspres kan give stress

24 % af IT-medarbejdere svarer i samme undersøgelse, at de har svært ved at nå deres arbejdsopgaver, hvilket kan medføre følelser af utilstrækkelighed og manglende kontrol over eget arbejde. Samtidig angiver 37,8%, at de ofte eller altid får uventede arbejdsopgaver, der øger tidspresset.

‍

Hjernen har brug for at koble af

Endelig svarer <hl>22,1% af IT-medarbejdere, at de ofte eller altid arbejder på dage, hvor de har fri<hl>. Dette kan føre til en manglende evne til at slappe af, fordi hjernen konstant fastholdes i et ”arbejds-mode”. Det er ikke sikkert, at man har mange opgaver på sine fridage, men bare visheden om, at kunne blive kaldt på arbejde gør, at man ikke kan koble helt af. Man får ikke mulighed for at aktivere kroppens afslapningssystem (det parasympatiske nervesystem) og det øger risikoen for at udvikle alvorlig stress. <hl>Når kroppen ikke får lov at slappe af mellem hektiske arbejdsdage, bliver den nemlig fyldt med flere og flere stresshormoner for hver dag der går.<hl> Dette kan stå på i uger og måske endda måneder, men fortsætter sådanne arbejdsvilkår, er det ofte kun et spørgsmål om tid før stressen bliver så alvorlig, at medarbejderen sygemeldes.

Derfor er det vigtigt for ledere og HR-medarbejdere at handle i tide for at forebygge stress blandt deres medarbejdere.

‍

Sådan forebygger du stress blandt dine medarbejdere

Her er tre anbefalinger til, hvordan ledere og HR-ansvarlig aktivt kan forebygge stress blandt IT-medarbejdere:

‍

Anbefaling 1:

Vær tydelig i din forventning til tilgængelighed

I en branche, hvor det ofte forventes, at medarbejderne er tilgængelige udenfor normal arbejdstid, er det vigtigt, at du som leder eller HR-medarbejder er helt tydelig om denne forventning.  

Tænk overfølgende:

·      Hvad indebærer det, at medarbejderen er tilgængelig udenfor arbejdstiden?

·      Er det forventet, at man er klar til at løse hasteopgaver efter endt arbejdsdag?

·      Forventes det, at medarbejdere svarer på mails til sent om aftenen? Eller er det ok at vente til dagen efter?

Svarene på disse spørgsmål er vigtige at få kommunikeret ud til dit team, så der ikke er nogen tvivl om, hvad der forventes af dem. <hl>Uvished og tvivl er nemlig store stressfaktorer, og dem kan du eliminere ved at være helt tydelig i din kommunikation.<hl>

Det er en god ide at kommunikere nogle generelle retningslinjer for tilgængeligheden udenfor arbejdstiden, og det er samtidig en god ide, at du som leder accepterer forskellige holdninger i dit team. Når det handler om balancen mellem arbejde og privatliv – det man også kalder work-life balance – er det nemlig forskelligt, hvad vi hver især foretrækker. Nogle ønsker at opdele arbejde og privatliv fuldstændigt, mens andre ønsker at sammenblande dem. Det er derfor en god ide at tale individuelt med dine medarbejdere, så du – så vidt muligt – kan tilgodese alle behov. Du kan læse om, hvordan du taler med dine medarbejdere om work-life balance her.

‍

Anbefaling 2:

Prioriter opgaver

Ca. en fjerdedel af IT-medarbejdere svarer, at de ofte har svært ved at nå alle deres arbejdsopgaver. For at undgå, at dette resulterer i følelser af utilstrækkelighed og manglende kontrol, er det en god ide, at du som leder hjælper dine medarbejdere med at prioritere deres opgaver.

Det kan du gøre, ved at introducere dine medarbejdere for prioriteringsmatrixen.

Prioriteringsmatrixen er udviklet af Stephen Covey og er opdelt i fire felter, som medarbejderen placerer sine arbejdsopgaver i.

1)    Vigtigt og haster,

2)    Vigtigt, men haster ikke

3)    Ikke vigtigt og haster

4)    Ikke vigtigt og haster ikke

Det er en god ide at udfylde prioriteringsmatrixen sammen med dine medarbejder første gang. Tag udgangspunkt i medarbejderens kerneopgave.

Jo tættere en arbejdsopgave er på kerneopgaven, jo vigtigere er opgaven.<hl>Vigtige opgaver er fx de opgaver, som medarbejderen bliver evalueret på og som kan betegnes som primære opgaver.<hl>

Når du og din medarbejdere placerer opgaverne, skal I starte i felt 1 for vigtige og hastende opgaver. Dernæst udfylder I felt 2 for de opgaver, der er vigtige, men som ikke haster og slutter af med at udfylde felt 3 og 4. Som hovedregel må I kun placere 5-10 opgaver i “vigtigt og haster-feltet", så din medarbejder kan bevare overblikket.

Ved at bruge matrixen og placere opgaverne i de forskellige felter efter vigtighed, vil det blive nemmere for dine medarbejdere at prioritere deres tid.

Når opgaverne i felt 1 er udfyldt, tager I opgaverne fra felt 2 og flytter over i felt 1. Sådan fortsætter I, så I hele tiden fokuserer på de opgaver, der har størst vigtighed.

Når du har introduceret dine medarbejdere for prioriteringsmatrixen og udfyldt den med dem første gang, vil de fremover kunne vende tilbage til modellen og selv plotte deres kommende opgaver ind.

‍

Anbefaling 3:

Minimer uventede arbejdsopgaver 

37 % af IT-medarbejdere svarer, at de ofte eller altid får uventede arbejdsopgaver, der øger tidspresset. Selvom uventede arbejdsopgaver er et vilkår i IT-branchen, er det for nogle medarbejdere en stressfaktor. Det er derfor vigtigt, at du som leder, så vidt muligt, forbereder dine medarbejdere på de opgaver, der kommer. Måske er det ikke muligt for dig at sige, hvilke hasteopgaver, de kan forvente, men det kan være, at du ved i hvilke perioder, der oftere kommer mange uventede opgaver. Hvis det er tilfældet, er det en god ide at få kommunikeret det til dit team.

En anden måde, som du kan minimere den negative konsekvens af uventede opgaver på, er ved at vide, hvilke af dine medarbejdere, der kan håndtere uventede opgaver, og hvilke, der har svært ved det. For nogle vil uventede opgaver være en stor belastning, mens de for andre kan være spændende og motiverende. <hl>Tag derfor en snak – og gerne individuelt – med dine medarbejdere om, hvordan de har det med uventede opgaver.<hl> På den måde ved du hvilke medarbejdere, der er bedst af gå til med uforudsigelige opgaver og hvilke, der ikke er.  

‍

Key Take Away

Ny forskning viser, at IT-medarbejdere ofte arbejder under stressende arbejdsvilkår. Derfor er det vigtigt, at du som leder af IT-medarbejdere går forrest, når det kommer til stressforebyggelse. Det gør du ved 1) at være tydelig overfor dine medarbejdere om, hvornår du forventer, at de er tilgængelige, 2) hjælpe dem med at prioritere deres arbejdsopgaver og 3) ved at minimere de negative konsekvenser af uventede arbejdsopgaver.