I denne artikel får du viden om hvilke tegn, du skal være opmærksom på hos pressede medarbejdere, så du undgår sygemeldinger. Samtidig får du konkrete værktøjer til at hjælpe pressede medarbejdere, når de har brug for støtte fra dig som leder.
Psykolog, specialiseret i pædagogisk psykologi og formidling.
Psychologist, specialized in educational psychology and communication.
Hvordan ved jeg om en medarbejder er presset, og har brug for min støtte? Dette spørgsmål stiller mange ledere sig selv, fordi pressede medarbejdere ofte holder deres mistrivsel for dem selv. For at hjælpe pressede medarbejdere, skal du derfor først vide hvem, der har brug for din støtte.
Når vi bliver stressede, er det fordi der er ubalance mellem vores krav og ressourcer. Eller sagt med andre ord: når vi ikke føler, at vi er i stand til at håndtere de udfordringer vi møder - både på arbejdet og i privatlivet.
For at kunne hjælpe dine medarbejdere med at skabe balance mellem krav og ressourcer, skal du først vide hvilke signaler, du skal kigge efter.
Til at forklare stressens udvikling, kan vi bruge stresstrappen.
Stresstrappen er udviklet af Marie Kingston og Malene Friis Andersen og er bredt anvendt indenfor organisationspsykologi i Danmark.
Stresstrappen består af 5 faser:
Jo længere din medarbejder bevæger sig ned ad trappen, jo mere stresset er din medarbejder. Står din medarbejder på det øverste trin, betyder det, at hun trives og ikke viser tegn på stress.
Den tempererede fase er der hvor medarbejderen både trives på arbejdspladsen, blandt kollegaerne, er tilfreds med sine arbejdsopgaver og leverer kvalitet på højt niveau.
Når medarbejdere er i den tempererede fase, er der som leder ingen grund til at være bekymret for deres trivsel og stressniveau.
Samtidig er der stadig ting du som leder kan være opmærksom på, for at du skaber de bedste forudsætninger for, at dine medarbejdere bliver i denne fase og ikke bevæger sig længere ned af stresstrappen.
Undersøgelser udført af det Nationale Forskningsinstitut for Arbejdsmiljø (NFA) peger på, at især seks faktorer er vigtige i forhold til høj trivsel, lavt sygefravær og god opgaveløsning. Ved at kende til de seks faktorer, kan du bidrage til at fastholde din medarbejder i trivsel.
Er du som leder i stand til at fremme de seks faktorer, er du altså med til at skabe de bedste forudsætninger for, at dine medarbejdere fortsætter med at trives.
Refleksion
Når en medarbejder begynder at vise de første tegn på stress, betyder det, at han har bevæget sig ned i den opvarmede fase.
Her oplever medarbejderen, at vægten med krav begynder at veje tungere end ressourcerne. Han har ofte travlt og må sætte tempoet op for at nå sine opgaver. Det bliver vanskeligt for medarbejderen at bevare overblikket, og han kan have svært ved selv at vurdere, hvordan ressourcer og opgaver skal prioriteres.
Som leder kan du bl.a. spotte den opvarmede medarbejder ved at:
Hvis du har en medarbejder i den opvarmede fase, er noget af det bedste, du kan gøre at hjælpe ham med at prioritere sine opgaver. Er man på vej til at blive stresset, bliver det nemlig sværere at afgøre hvilke arbejdsopgaver, der er vigtige og som haster, og hvilke der ikke er så presserende.
Det kan derfor være en god ide at spørge ind til, hvordan medarbejderen har det, så I finder ud af om medarbejderen er travl, presset eller stresset. Til at hjælpe medarbejderen tilbage i trivsel, kan du introducere ham for prioriteringsmatrixen, så han har et konkret værktøj til at hjælpe ham med at prioritere sine opgaver.
Prioriteringsmatrixen er udviklet af Stephen Covey. Den er opdelt i 4 felter, som man placerer sine arbejdsopgaver i:
1) Vigtigt og haster,
2) Vigtigt, men haster ikke
3) Ikke vigtigt og haster
4) Ikke vigtigt og haster ikke
Det er en god ide at udfylde prioriteringsmatrixen sammen med din medarbejder første gang. Tag udgangspunkt i medarbejderens kerneopgave.
Jo tættere en arbejdsopgave er på kerneopgaven, jo vigtigere er opgaven. Vigtige opgaver er fx de opgaver, som medarbejderen bliver evalueret på og som kan betegnes som primære opgaver.
Når du og din medarbejder placerer opgaverne, skal I starte i felt 1 for vigtige og hastende opgaver. Dernæst udfylder I felt 2 for de opgaver, der er vigtige, men som ikke haster og slutter af med at udfylde felt 3 og 4. Som hovedregel må I kun placere 5-10 opgaver i “vigtigt og haster-feltet", så din medarbejder kan bevare overblikket.
Ved at bruge matrixen og placere opgaverne i de forskellige felter efter vigtighed, vil det blive nemmere for den opvarmede eller lettere stressede medarbejder, at prioritere sin tid.
Når opgaverne i felt 1 er udfyldt, tager I opgaverne fra felt 2 og flytter over i felt 1. Sådan fortsætter I, så I hele tiden fokuserer på de opgaver, der har størst vigtighed.
Hvis de indledende stresssymptomer fra den opvarmede fase, får lov at udvikle sig, lander medarbejderen i den overophedede fase.
Denne fase er karakteriseret af manglende overblik, overarbejde på skæve tidspunkter og at medarbejderen ofte virker fraværende, undgår øjenkontakt og er generelt undvigende overfor dig som leder og overfor kollegaer.
Som leder skal du især lægge mærke til hvis:
Hvis du er bekymret for, at en af dine medarbejdere er i den overophedede fase, er det vigtigt, at du hjælper ham eller hende med at sætte rammer og retning. Den overophedede medarbejder har tit svært ved at planlægge sin tid og ressourcer, så derfor kan det være nødvendigt, at du som leder er tydelig og overtager en del af styringen.
Det kan du bl.a. gøre ved disse tre ting:
Ved at være mere tydelig som leder, kan du altså hjælpe medarbejderen, til ikke at ryge længere ned af stresstrappen.
Den overophedede fase er nemlig stresstrappens midterste trin og repræsenterer derfor en form for “tipping point”. Herfra kan medarbejderen enten vippe mod bedring, gennem personlig stresshåndtering og hjælp fra arbejdsplads og familie, eller stresssymptomerne kan eskalere, og medarbejderen kan bevæge sig længere ned ad trappen til den nedsmeltede eller udbrændte fase.
De to nederste trin på stresstrappen kaldes den nedsmeltede og den udbrændte fase.
Det kaldes de fordi medarbejderen på dette stressniveau kan være på kanten til en sygemelding.
Stresssignalerne og symptomerne fra de tidligere faser er eskaleret til en sådan grad, at det er vigtigt at overveje hvilke eksterne behandlingstilbud, som I, i organisationen, kan gøre brug af. Det kan fx være sundhedssikring, psykologhjælp eller at overveje, om en sygemelding er det bedste for medarbejderen.
Når en medarbejder er i den nedsmeltede eller udbrændte fase, vil der være nogle helt åbenlyse tegn, du som leder kan lægge mærke til. Det er fx: øget sygefravær, niveauet af fejl øges og opgaver afleveres med store mellemrum og deadlines overskrides
Den nedsmeltede eller udbrændte medarbejder kan også kendes på, at de fysiske, psykiske og adfærdsmæssige stresstegn fra de tidligere faser, er eskaleret i en sådan grad, at de gør det svært for medarbejdere overhovedet at indgå som en del af arbejdspladsen.
Det kan du som leder bl.a. se ved at:
Det er langt fra alle medarbejdere, som selv er klar over, at de er i den nedsmeltede eller udbrændte fase. Deres system kører i ’overlevelsesmode’, og de forsøger, med de få ressourcer de har, at opretholde deres arbejdsevne og en nogenlunde normal adfærd.
Har du som leder en medarbejder, der befinder sig i den nedsmeltede eller udbrændte fase, er det derfor særligt vigtigt, at du insisterer på, at det er dit ansvar at gribe ind - også selvom medarbejderen i første omgang ikke vil have hjælp.
Der er flere forskellige måder du kan gribe ind på overfor den nedsmeltede eller udbrændte medarbejder. Det afhænger både af den generelle kutyme omkring stresshåndtering i din organisation, og det afhænger af dit forhold til den enkelte medarbejder.
Hvis du er komfortabel med selv at tage snakken, er det første du skal gøre at tale med medarbejderen. Du skal fortælle om det, du ser, og de bekymringer du har om medarbejderens trivsel og stressniveau. Ved du ikke, hvordan du skal tage fat i din medarbejder, er det en god i det at rådføre dig med HR-afdelingen i jeres organisation. De kan hjælpe dig med at tage den svære samtale på en god måde.
Det er forskelligt hvad vi bliver stresset af, og der er ikke to medarbejdere, der reagerer ens, når de er i pressede perioder. Samtidig er der ofte nogle typiske tegn, der indikerer, at en medarbejder eller kollega er ved at blive stresset, og det kan du bruge stresstrappen til. Når du kender til de typiske tegn, ved du hvad du skal være opmærksom på, så du er i stand til at gribe ind, når der er behov for det.
Andersen, M. F. & Kingston, M. (2016). Stop stress – Håndbog for ledere. Klim.
Flensborg, L. (2019). Kort og godt om svære samtaler. Dansk Psykologisk Forlag A/S.
Martini, M., Krarup, M., Tøttrup, C. A.(2017). Lederens stresshåndbog – styrk dinelederkompetencer, når det gælder stress. Dansk Psykologisk ForlagA/S.
Stop med at bekymre dig om stressede medarbejdere. Opnå en arbejdsplads med mindre stress.
